워크샵 기획, 엑셀만 붙잡고 계신가요? 담당자를 위한 워크샵 기획 A to Z (feat. 체크리스트)
수십 개의 브라우저 탭, 끝없는 스크롤, 머리 아픈 예산안... 워크샵 기획, 어디서부터 시작해야 할지 막막하신가요? 성공적인 워크샵은 단순한 ‘행사’가 아니라, 조직의 목표를 달성하고 구성원의 만족을 이끌어내는 중요한 ‘프로젝트’입니다. 하지만 많은 담당자분들이 체계적인 가이드 없이 주먹구구식으로 기획하며 어려움을 겪고 있습니다.
10년차 콘텐츠 마케터이자, 1,000개 이상의 기업 워크샵을 성공적으로 이끈 모카클래스의 노하우를 담아, 더 이상 엑셀 시트와 씨름하지 않아도 되는 ‘워크샵 기획 A to Z 완벽 가이드’를 준비했습니다. 이 글 하나로 워크샵 기획의 모든 과정을 마스터하고, 동료들에게 ‘일 잘하는 담당자’로 인정받아보세요!
워크샵 기획, 실패하지 않는 7단계 로드맵
성공적인 워크샵은 철저한 계획에서 시작됩니다. 아래 7단계 로드맵과 단계별 체크리스트를 따라 진행해보세요.
1단계: 목표 설정 (D-60) - "이번 워크샵, 왜 하는 걸까요?"
가장 먼저 워크샵의 목표(WHY)를 명확히 해야 합니다. 목표가 명확해야 그에 맞는 프로그램과 장소, 강사를 선택할 수 있습니다.
[Checklist]
[ ] 워크샵의 핵심 목표는 무엇인가? (예: 팀워크 강화, 신규 입사자 온보딩, 직무 역량 강화, 스트레스 해소)
[ ] 워크샵을 통해 기대하는 정량적/정성적 결과는 무엇인가? (예: 팀 만족도 5점 만점에 4.5점 이상, 협업 툴 사용률 20% 증가)
[ ] 주요 참여자는 누구이며, 그들의 니즈는 무엇인가? (예: MZ세대 신입사원, 영업팀, 개발팀)
2단계: 예산 및 일정 수립 (D-50) - "가용 자원은 얼마나 될까?"
현실적인 예산과 일정을 수립하는 단계입니다. 아래 예시 표를 참고하여 우리 회사만의 예산안을 만들어보세요.
항목 | 세부 내용 | 예산 (1인 기준) | 비고 |
|---|---|---|---|
프로그램/강사 | 원데이클래스, 팀빌딩 게임, 전문 강사 등 | 50,000원 ~ 150,000원 | 모카클래스 맞춤 견적 활용 |
장소 대관 | 서울 근교 연수원, 호텔 세미나실, 공유 오피스 등 | 20,000원 ~ 80,000원 | 인원 및 장소 유형에 따라 상이 |
식음료 (F&B) | 점심, 저녁, 다과, 음료 등 | 30,000원 ~ 100,000원 | 케이터링 또는 외부 식당 이용 |
교통 | 셔틀버스, 개별 이동 지원 등 | 10,000원 ~ 50,000원 | 지역 및 이동 수단에 따라 상이 |
기타 | 기념품, 보험, 예비비(총 예산의 10%) 등 | 10,000원 ~ 30,000원 | |
합계 | 120,000원 ~ 410,000원 |
[Pro-Tip] 모카클래스와 같은 전문 플랫폼을 이용하면 여러 항목을 한 번에 해결하며 ‘규모의 경제’를 통해 비용을 절감할 수 있습니다.
3단계: 프로그램/장소/강사 리서치 (D-40)
설정한 목표와 예산에 맞춰 구체적인 후보군을 찾는 단계입니다. 최소 3개 이상의 옵션을 비교해보는 것이 좋습니다.
[Checklist]
[ ] 목표에 부합하는 프로그램 후보군을 3개 이상 찾았는가?
[ ] 참여 인원, 동선, 편의시설을 고려한 장소 후보군을 3개 이상 찾았는가?
[ ] 프로그램에 맞는 강사 후보군의 프로필과 강의 영상을 확인했는가? (실패 없는 강사 섭외 가이드 참고)
4단계: 최종 확정 및 계약 (D-30)
후보군 중 최종안을 확정하고 계약을 진행합니다. 계약 시에는 날짜, 시간, 비용, 포함/불포함 내역, 취소/변경 규정을 꼼꼼히 확인해야 합니다.
5단계: 내부 홍보 및 참여 신청 (D-20)
워크샵의 성공은 결국 참여율에 달려있습니다. 기대감을 높이는 홍보로 참여를 독려하세요.
[Pro-Tip] 단순히 ‘참석하라’는 공지 대신, 워크샵을 통해 얻을 수 있는 가치(새로운 경험, 동료와의 네트워킹, 스트레스 해소 등)를 강조하며 흥미를 유발하는 것이 중요합니다. 워크샵 프로그램의 일부를 살짝 공개하는 ‘맛보기’ 콘텐츠도 효과적입니다.
6단계: 최종 준비 및 실행 (D-7 ~ D-Day)
성공적인 당일 운영을 위해 최종 점검을 하는 단계입니다.
[D-Day Checklist]
[ ] 참여자 최종 명단 및 비상 연락망 확인
[ ] 장소 및 장비(음향, 빔 프로젝터 등) 최종 점검
[ ] 강사 및 운영 스태프와 최종 리허설 진행
[ ] 타임라인, 담당자 역할 분배표 공유
[ ] 만족도 조사 및 피드백 수집 방법 준비
7단계: 결과 보고 및 피드백 (D+7)
워크샵은 끝이 아니라 새로운 시작입니다. 결과를 분석하고 피드백을 통해 다음 워크샵을 개선해야 합니다.
[Checklist]
[ ] 만족도 조사 결과 및 주요 피드백 정리
[ ] 예산 집행 내역 및 최종 결산
[ ] 워크샵 성과 및 개선점 도출
[ ] 결과 보고서 작성 및 경영진 보고
워크샵 기획, 더 이상 혼자 고민하지 마세요.
이 모든 과정을 혼자 진행하기 벅차신가요? 1,000개 이상의 기업이 신뢰하고, 17,000명 이상의 임직원이 만족한 모카클래스가 든든한 파트너가 되어드리겠습니다. 목표와 예산만 알려주시면, 프로그램 추천부터 장소 섭외, 강사 매칭까지 원스톱으로 해결해드립니다.