워크샵 기획안과 품의서 차이, 상세페이지로 못 채우는 세 줄 챙기는 법

워크샵 기획안은 클래스 상세페이지만 보고도 쓸 수 있지만, 품의서는 그렇게 쓰면 반려됩니다. 기획안이 묻는 목적·프로그램·일정은 상세페이지에 다 있는데, 품의서가 묻는 '정확히 얼마를 어떤 조건으로 쓰느냐'는 거의 없기 때문입니다. 2026년 9월 28일 모카클래스 B2B에 올라온 단체 클래스 732개의 상세 설명을 전부 읽어 보니, 부가세 포함 여부를 적은 곳은 1곳, 취소나 환불을 언급한 곳은 3곳, 출강 출장비·교통비를 언급한 곳은 6곳이었습니다. 그러니 기획안은 상세페이지 비교로 먼저 올리고, 품의서는 견적서로 이 세 줄을 받은 뒤에 올려야 같은 건으로 두 번 결재를 받지 않습니다.

워크샵 기획안과 품의서는 무엇이 다른가요

워크샵 기획안은 이 워크샵을 왜, 무엇으로, 언제, 누구와 하는지를 승인받는 문서이고, 워크샵 품의서는 그 결정에 드는 돈을 얼마, 어떤 조건으로 지출할지 승인받는 문서입니다. 회사마다 양식 이름은 기안서·지출품의·구매요청으로 제각각이지만, 결재권자가 던지는 질문은 결국 이 둘로 나뉩니다.

담당자들과 이야기해 보면 품의서가 반려되는 이유는 프로그램이 마음에 안 들어서보다 금액이 흔들려서인 경우가 훨씬 많습니다. 기획안에 1인 단가를 적어 올렸는데 견적서에서 부가세가 별도로 붙어 나오면, 결재권자는 이미 승인한 건을 숫자만 바꿔 다시 보게 됩니다. 그 순간부터 담당자는 해명하는 사람이 됩니다.

표의 위 세 줄은 사내 자료와 상세페이지로 채울 수 있고, 아래 세 줄은 견적서가 있어야 채워집니다.

기획안은 상세페이지 비교만으로 올릴 수 있습니다

기획안에 들어갈 정보는 상세페이지에 대부분 공개돼 있습니다. 소요 시간, 1인 기준 가격, 공방 정원과 출강 정원, 운영 지역이 한 화면에 있고, 단체 클래스 열 곳 중 아홉 곳은 1인 단가로 가격을 적습니다. 후보 두세 개를 골라 이 칸들을 나란히 옮기면 비교표가 됩니다.

예를 들어 나만의 시그니쳐 향을 담은 인생 향수 만들기 클래스는 아흔 분 구성에 1인 4만 2천 원부터이고, 공방에서는 서른 명, 출강이면 백 명까지 받습니다. 기획안에 필요한 숫자는 여기서 끝납니다. 그런데 같은 페이지 아래에 '출강 시 지역에 따라 출장비가 발생할 수 있다'는 문장이 있습니다. 금액은 없습니다. 이 한 줄이 기획안에서는 넘어가도 되지만 품의서에서는 넘어갈 수 없는 부분입니다.

나만의 시그니쳐 향을 담은 인생 향수 만들기 클래스 자세히 보기

기획안에 후보를 하나만 올리면 결재권자가 "다른 건 없냐"고 되묻는 일이 잦습니다. 같은 시간대, 비슷한 단가의 후보를 두세 개 붙여 두면 고르는 일만 남아서 한 번에 넘어가는 편입니다. 기획안 자체를 어떤 칸으로 채우는지는 워크샵 기획안 첫 장을 채우는 순서에서 따로 다뤘습니다.

품의서의 세 줄은 견적서에서 받아야 합니다

부가세 포함인지 별도인지

732개 중 부가세를 적은 곳은 '모든 비용은 부가세 별도'라고 쓴 한 곳뿐입니다. 나머지는 포함인지 별도인지 페이지만으로는 알 수 없습니다. 서른 명이 1인 4만 원짜리 클래스를 들으면 부가세 별도일 때 품의 금액이 십이만 원 늘어납니다. 견적서를 받을 때 '부가세 포함 총액으로 적어 달라'고 한 줄만 붙이면 이 차이가 처음부터 사라집니다.

취소와 인원 변경 조건

취소나 환불을 언급한 곳은 세 곳이고, 그중 일정 취소 조건을 분명히 적은 곳은 아이스하키 단체 원데이 클래스처럼 링크장 대관이 걸려 '확정 후 취소·환불 불가'라고 밝힌 경우 정도입니다. 인원이 줄었을 때 며칠 전까지 조정되는지를 적은 곳은 찾지 못했습니다. 실제로 전날 두 명이 빠지면 그 두 사람 몫을 내는지 안 내는지가 정산 때 처음 드러나고, 그때 품의 금액과 지출 금액이 어긋납니다. 품의서 인원 칸을 한 숫자가 아니라 범위로 적는 방법은 품의서 인원 칸에 적는 두 숫자를 참고하세요.

아이스하키 단체 원데이 클래스 자세히 보기

출장비와 추가 강사비

출장비·교통비를 언급한 여섯 곳도 대부분 '타지역은 출장비가 부과된다'는 문장에서 멈추고, 금액은 견적 때 정해집니다. 추가 강사비는 사정이 조금 낫습니다. 모카클래스 상세페이지의 '추가 비용' 칸을 채운 곳이 89곳이고, 그중 스물다섯 곳 안팎이 강사 추가 조건입니다. 화과자·바람떡·약과 만들기 클래스는 권장 인원을 열다섯 명까지로 두고 보조 강사료 10만 원을 따로 적어 두었습니다. 스무 명 팀이면 이 금액이 품의서에 한 줄로 들어가야 합니다.

화과자·바람떡·약과 만들기 클래스 자세히 보기

견적을 뽑아 본 결과, 출장비가 가장 자주 빠지는 경우는 사업장이 서울 밖인데 문의 메일에 '출강 희망'만 적었을 때였습니다. 시·구까지 적어 보내면 첫 견적서에 출장비가 숫자로 붙어 옵니다. 견적서가 업체마다 다른 모양으로 오는 이유는 단체 워크샵 견적서 세 갈래 비교에 정리했습니다.

회사 결재 방식에 따라 순서가 달라집니다

기획안과 품의서를 따로 올리는 회사라면 기획안은 상세페이지만으로 먼저 올리고, 승인이 나면 견적서를 받아 품의서를 씁니다. 한 장으로 합쳐 올리는 회사라면 순서를 뒤집어 견적서부터 받아야 합니다.

지방 사업장이나 여러 지점을 도는 출강이라면 기획안 단계에서부터 주소를 적어 두세요. 출장비가 뒤늦게 붙으면 기획안의 예산 범위를 넘어 처음부터 다시 올리게 됩니다.

품의서를 따로 쓰지 않아도 되는 경우

한 팀 열 명 안팎의 소규모 모임처럼 금액이 전결 한도 아래라면, 품의서 없이 법인카드로 결제하고 끝나는 회사도 많습니다. 이때는 세 줄을 다 챙길 필요가 없습니다. 부가세는 결제 금액에 이미 들어가 있고, 출강이 아니라 공방 방문이면 출장비도 없습니다. 다만 취소 조건 한 줄은 남깁니다. 결제 뒤 일정이 바뀌면 돌려받을 수 있는지가 이 한 줄로 갈립니다.

견적 요청 메일에 넣을 네 줄

모카클래스로 견적을 요청할 때 첫 메일에 아래 네 줄을 넣으면, 돌아온 견적서를 품의서 양식에 그대로 옮길 수 있습니다.

☐ 부가세 포함 총액으로 적어 주세요
☐ 인원이 줄거나 늘 때 며칠 전까지 조정되는지, 취소 수수료는 얼마인지
☐ 출강 주소(시·구)와 출장비·주차비 포함 여부
☐ 인원 구간별 추가 강사비

자주 묻는 질문

Q1. 기획안에는 금액을 아예 안 적어도 되나요?
A1. 범위로는 적는 편이 좋습니다. 후보 클래스들의 1인 단가 최저·최고에 예상 인원을 곱한 범위를 적어 두면, 품의 단계에서 확정 금액이 그 안에 들어오는지만 보면 됩니다.

Q2. 견적서에 부가세 표기가 없으면 어떻게 하나요?
A2. 포함인지 별도인지 회신으로 한 번 더 받아 두세요. 메일 한 줄이 남아 있으면 정산 때 금액이 달라져도 근거를 바로 붙일 수 있습니다.

Q3. 품의 뒤에 인원이 바뀌면 다시 올려야 하나요?
A3. 회사 규정마다 다르지만, 늘어나서 금액이 품의액을 넘으면 다시 올리고, 줄어들면 정산 때 반영하는 곳이 많습니다. 그래서 처음 품의서에 인원을 범위로 적어 두는 편이 안전합니다.

기획안은 무엇을 할지 묻고, 품의서는 얼마가 더 붙을 수 있는지 묻습니다. 그 더 붙는 돈은 상세페이지가 아니라 견적서에 적혀 있습니다.